Pokonaj pożeracze czasu – efektywne zarządzanie czasem

Czy zdarzyło Ci się kiedyś zastanowić, jak wiele czasu każdego dnia spędzasz na wykonywaniu zupełnie bezproduktywnych czynności? Wiele z nich nie zajmuje dużo czasu. Jednak w sumie często zabierają Ci lwią część dnia, który w zamierzeniu miał być spędzony efektywnie. To tzw. pożeracze lub złodzieje czasu. Omówmy przykłady takich “pożeraczy” i zastanówmy się, jak możemy im się przeciwstawić.

Prokrastynacja to notoryczne odwlekanie realizacji zadań.

Jeżeli komuś się stale przeszkadza w pracy czy nauce, dochodzi do tzw. efektu piły – człowiek oderwany od konkretnego zadania nawet na krótko potrzebuje czasu na rozkręcenie się i ponowne wciągnięcie się do pracy. Specjaliści zajmujący się wydajnością pracy stwierdzili, że takie przerywniki powodują, że wydajność spada o 28%.

Pożeracze czasu - czy mamy na nie wpływ?

Można zapytać: „Czy mamy jakikolwiek wpływ na to, że ktoś nas odrywa od pracy?”. Oczywiście. Rozwiązanie jest proste. Po ustaleniu, co danego dnia jest najważniejszą sprawą do wykonania, tak planujmy czas pracy, aby właśnie tę najważniejszą sprawę wykonywać w trakcie tzw. godziny spokoju. To nie musi być godzina, może być pół, mogą być dwie. Ważne, aby powiadomić współpracowników, że w tym czasie – codziennie – jesteśmy zajęci wyłącznie swoimi sprawami i prosimy, aby nam nie przeszkadzać.

Warto spróbować – często bowiem nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak wiele można zrobić w tak krótkim, zdawałoby się, czasie spokoju. W trakcie tej godziny nie odbieramy e-maili i telefonów, nie pozwalamy sobie przerywać. Jeśli ktoś zechce nas właśnie w tym czasie poinformować o czymś szczególnie ważnym, zanim pogwałci niepisane prawo o nieprzeszkadzaniu, powiadomi nas o tym. Jeśli sprawy mogą poczekać – a zwykle mogą – poczekają.

Zasady efektywnego wykorzystywania czasu

Opracowane przez naukowców zasady efektywnego wykorzystania czasu pracy warto stosować także w życiu codziennym. O ile w pracy mamy najczęściej do czynienia z „wyłudzaczami” czasu, o tyle w domowych pieleszach czyhają na nas „grabieżcy”. I to właśnie oni zabierają nam najwięcej czasu, który moglibyśmy poświęcić dla siebie – na własne potrzeby i zainteresowania.

Zatem chcąc zyskać czas na przykład na realizację hobby, powinniśmy nauczyć się racjonalizacji jego wykorzystywania. Pomocne mogą okazać się zasady efektywnego wykorzystania czasu pracy opracowane przez Gabriela Hunta:

przyjmijmy jakiś system organizowania sobie czasu i trzymajmy się go. Sukces rodzi się z dyscypliny. Nawet tzw. czas wolny powinniśmy zaplanować
odróżniajmy skuteczność od sprawności działania, tzn. robienie rzeczy właściwych od robienia ich w sposób właściwy. Bądźmy i sprawni, i skuteczni
odróżniajmy sprawy pilne od ważnych. Nawet gdy coś jest bardzo pilne, to nie znaczy, że jest ważne. Postarajmy się mieć to jak najszybciej z głowy. Sprawom ważnym zaś poświęcajmy tyle uwagi i czasu, na ile zasługują
spróbujmy poświęcać codziennie więcej niż połowę swojego czasu na sprawy przyszłościowe. W ten sposób zyskujemy czas na to, by na nie zareagować. Unikajmy pułapki nadaktywności i zapobiegajmy popadaniu w zarządzanie kryzysowe
opracujmy plan walki z „pożeraczami” czasu
regularnie kontrolujmy swoje postępy na tym polu

Jedno jest pewne: zanim zabierzemy się do jakiejś pracy, powinniśmy się dobrze przygotować, a to oznacza konieczność planowania. Okazuje się jednak, że nie wszystkie czynności, jakie mamy do wykonania danego dnia, możemy zaplanować. Nie możemy przewidzieć sytuacji kryzysowych, rozmów telefonicznych, nagłych zadań do wykonania. Dlatego optymalnie jest, jeśli zaplanujemy 60% czasu, jakim dysponujemy, pozostałą część pozostawiając na sytuacje nieprzewidywalne. Nawet jeśli takie się nie zdarzą, zyskamy czas na rozwiązanie spraw zaległych albo przyszłych, które możemy wykonać już dziś.

Naukowcy obliczyli, że 8 minut poświęcone na planowanie w efekcie daje godzinę zysku na czasie. Pod warunkiem, że owo planowanie odbywa się zgodnie z pewnymi regułami i – co szczególnie ważne – na piśmie.

Pożeracze czasu - przykłady i sposoby radzenia sobie z nimi

Rozmowy telefoniczne
Postarajmy się ograniczyć rozmowy telefoniczne do krótkiej wymiany najważniejszych informacji. O wiele przyjemniej jest spotkać się z rozmówcą i porozmawiać w momencie, który dla obu stron jest wygodny. Zwyczajne: „Pogadamy o tym wieczorem” pozwoli zaoszczędzić sporo czasu.
Asertywność
Jeśli ktoś chce w jakiś sposób przeszkodzić nam w pracy czy nauce, przeprośmy go, wyjaśniając, że teraz nie możemy z nim rozmawiać, bo mamy coś pilnego, ważnego do wykonania. Unikajmy przy tym kontaktu wzrokowego – szybciej zrezygnuje. Wyjaśnijmy jednak, dlaczego nie możemy przerwać. Dzięki temu osoba, którą właśnie „spławiamy”, nie odniesie wrażenia, że ją ignorujemy.
Współpraca
Dbajmy o swój czas. Jeśli możemy, zlećmy część zadań do wykonania innym.
Odmawianie
Odmawiajmy, jeśli ktoś prosi nas o pomoc lub – co bardzo często się zdarza – chce na nas przerzucić swoje obowiązki. Jeśli uważamy, że prośba dotyczy spraw ważnych, umówmy się na inny termin.

Napisano na podstawie kursów ESKK: „Psychologia i socjologia” oraz „Błyskawiczne przyswajanie wiedzy”.