Jak zaczynać i kończyć maile służbowe po angielsku?

Wydawałoby się, że napisanie służbowego  maila po angielsku nie powinno być dużym wyzwaniem. Najpierw się przywitać, potem wyjaśnić o co nam chodzi, a na końcu pozdrowić i voilà, gotowe. No właśnie, ale co aby brzmieć przy tym profesjonalnie, ale jednocześnie nie przesadzić z oficjalnym tonem? Lub nie wypaść zbyt poufale? Okazuje się, że przy tak oczywistym temacie może na nas czyhać sporo pułapek.

Jak pisać oficjalne maile po angielsku?

Zanim przejdziemy do konkretnych formułek, omówmy kilka podstawowych zasad, jakimi warto się kierować przy tworzeniu służbowej korespondencji po angielsku:

• staraj się unikać kalek z polskiego oraz popisów językowych (zwłaszcza, jeśli nie jesteś ich pewny/a), trzymaj się krótkich, jasnych i zrozumiałych zdań,
• w temacie wiadomości zawrzyj cel swojego maila: nawiązanie kontaktu, reklamacja towaru, aplikacja na stanowisko itp. Zaoszczędzisz w ten sposób czas adresata,
• pamiętaj o drobnych, językowych różnicach, jakie pojawiają się pomiędzy angielskim a amerykańskim, jeśli kierujesz swoją wiadomość do kogoś z USA, sprawdź w słowniku, czy dane słowo nie ma innego znaczenia.

Jak zaczynać maila po angielsku?

Rozpoczynając służbowego maila, masz do wyboru kilka możliwości. Zależą one od osoby adresata. Jak zaczynać maila w zależności, gdy:

• nie wiesz, do kogo trafi korespondencja, np w przypadku wysłania CV: To whom it may concern,
• gdy korespondencja ma bardzo oficjalny charakter: Dear Mr. Nazwisko ( w przypadku mężczyzny) lub Dear Ms. Nazwisko (skrót Ms. można go używać zarówno w stosunku do kobiet stanu wolnego, jak i zamężnych. Niektóre osoby mogą jednak woleć formę Mrs., dotyczącą tylko mężatek), bezpieczną formą jest także kombinacja: Dear Imię Nazwisko,
• gdy możemy sobie pozwolić na nieco bardziej swobodny ton: Dear Imię,
• gdy zasady pozwalają na swobodną komunikację: Hi Imię lub Hello Imię - możemy ich stosować np. w stosunku do kolegów z pracy.

Jak kończyć maila służbowego po angielsku?

Zanim przejdziemy do najczęściej i najbezpieczniejszej formy, omówmy pokrótce te często stosowane, acz nie zawsze adekwatne.

Zacznijmy od najmniej profesjonalne formy, jaką można wybrać. Jest nią brak zakończenia maila i podpisu. Jeśli obawiamy się, że o tym zapomnimy - zawsze możemy ustawić sobie automatyczną stopkę, która będzie zawierała odpowiednie zwroty.

Niektóre, zwłaszcza starsze poradniki, doradzają kończyć oficjalne maile w następujący sposób: Yours faithfully lub Yours sincerely. Zwroty te jednak zdecydowanie lepiej pasują do listów papierowych, w mailach brzmią nieco staroświecko.

Podobnie jest ze zwrotami Kind regards oraz Best regards - sprawdzą się one w bardzo oficjalnej korespondencji, np z urzędem, klientem lub osobą na dużo wyższym stanowisku niż my. W przypadku jednak maila wysyłanego do kolegi z innego działu mogą brzmieć zbyt pompatycznie.

Często polecanym zakończeniem jest także Thanks - ma ono jednak zastosowanie jedynie wtedy, gdy nasz adresat coś dla nas zrobił i faktycznie mamy mu za co podziękować. Inaczej wprowadzimy rozmówcę w lekką konsternację.

W oficjalnej korespondencji warto unikać także mało profesjonalnych sformułowań, takich, jak Cheers, All the best, Xoxo lub Warmly - świetnie się one sprawdzą w prywatnych wiadomościach, ale w pracy skorzystajmy jednak z bardziej adekwatnych sformułowań.

A jakie zakończenie maila jest bezpieczne w każdych okolicznościach? To jedno słowo: Best. Według brytyjskich doradców od etykiety brzmi ono na tyle sympatyczne, byśmy nie wyszli na lizusów, ale także jest na tyle neutralne, że możemy w ten sposób zakończyć praktycznie każdą wiadomość.