Efektywność w pracy zdalnej

Według najnowszych badań praca zdalna pozytywnie wpływa na efektywność. Wyniki testów wskazują, że skuteczność pracowników przeniesionych do domu wzrasta o 13%. Taki tryb wymaga jednak od pracownika wysokiej samodyscypliny i umiejętności zarządzania czasem. Co zrobić, by otrzymać tak dobre rezultaty?

Praca zdalna ma swoje zalety

Praca w elastycznym systemie czasowym, podobnie jak nauka na odległość, jest z jednej strony bardzo wygodna, z drugiej, niesie za sobą kilka pułapek związanych przede wszystkim z organizacją zajęć. Istnieją jednak techniki, które w skuteczny sposób zwiększają skuteczność i ułatwią realizację zadań.

Jak poprawić efektywność pracy zdalnej w kilku krokach?

Przede wszystkim należy zadbać o dobrą organizację pracy zdalnej. Wbrew obiegowej opinii, każdy może stać się mistrzem zarządzania czasem, pod warunkiem, że wprowadzi w życie kilka prostych zasad oraz będzie systematycznie ćwiczył, by wykształcić w sobie odpowiednie nawyki – mówi Magdalena Szajbe, Zastępca Dyrektora Zarządzającego ESKK.

Oto 6 ćwiczeń, które ułatwią rozwinięcie umiejętności zarządzania pracą:

1. Umysł kocha trudności

Udowodniono, że mózg łatwiej uczy się nowych rzeczy w ekstremalnych warunkach, dlatego w ramach ćwiczeń, weź sobie wiele „spraw na głowę” – jak najwięcej zadań w jak najkrótszym terminie. Nie będzie to być może przyjemne, ale na pewno skutecznie rozwinie Twoje umiejętności organizacyjne oraz efektywne wykorzystanie czasu. Tutaj piszemy więcej o instrukcji obsługi mózgu.

2. Stwórz plan doskonały

Zaplanuj zadania z dokładnością co do minuty. Zapisz je wszystkie w kalendarzu bądź innym systemie „pamięci zewnętrznej”, która pomoże Ci odciążyć głowę (nie będziesz musiał pamiętać zamierzonych działań) i uporządkuje system realizacji. Zapisuj wszystko, łącznie z przerwani na kawę czy porannym prysznicem. Listę miej zawsze przy sobie, a zaliczone zadania oznaczaj w wybrany przez siebie sposób.

3. Wizualizuj

Kilka razy dziennie wyobrażaj sobie siebie realizującego określone zadanie z listy. To, wymagające zaledwie kilkunastu sekund, działanie, znacznie poprawia umiejętność zarządzania czasem i wzmacnia motywację.

4. Wyłącz wszystkie „rozpraszacze”

Unikaj „pożeraczy czasu” – wyłącz telewizor, radio (chyba, że muzyka pomaga Ci w koncentracji), portale społecznościowe. Za każdym razem, gdy „się złamiesz”, wymierz sobie jakąś karę (nie przesadzaj z surowością). Z jednej strony, pozwoli Ci to uzmysłowić sobie, jak często dajesz się ponieść rozpraszaczom, z drugiej - pomoże w porzuceniu złego nawyku (stary, jak świat system kary i nagrody). Więcej piszemy o tym tutaj.

5. Pilnuj czasu

Spisując plan działania, dokładnie określ czas, jaki potrzebujesz na realizację poszczególnych zdań. Dbaj o to, by nie przekraczać wyznaczonych ram. W tym celu możesz się zaopatrzyć w stoper bądź nastawiać budzik w telefonie. Ćwiczenie to wyrobi w Tobie umiejętność kontrolowania czasu.

6. Rób przegląd dnia

Pamiętaj, by pod koniec dnia przejrzeć kalendarz i podsumować zakres i czas realizacji poszczególnych zadań. Spisz wnioski oraz plan na kolejny dzień.

Działania te powtórz kolejno przez 3 dni z rzędu, po czym, stopniowo rezygnuj z niektórych elementów: w kalendarzu zapisuj tylko co ważniejsze sprawy (pomijając kawy oraz wizyty w łazience), używaj stopera przy co trzecim zadaniu itd.

W efektywnej pracy zdalnej pomoże GTD

Bardzo pomocna w skutecznej organizacji pracy jest, stworzona przez Davida Allena metoda GTD (Getting Things Done). Celem GTD jest uwolnienie naszej pamięci przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej produktywności.

System produktywności GTD zakłada następujące elementy:

1. Gromadzenie – zbieranie do jednego miejsca rzeczy związane z realizacją zadań

2. Analiza – identyfikacja spraw ważnych i mniej ważnych, tych, które wymagają działań natychmiastowych i takich, które mogą poczekać

3. Porządkowanie – przypisanie ocenionych w poprzednim kroku zadań do konkretnych kategorii

4. Przeglądanie – regularne sprawdzanie listy zadań pod kątem stopnia ich realizacji, wyciąganie wniosków

5. Realizacja

• a. wykonywanie pracy zaplanowanej
• b. wykonywanie pracy, która się pojawia niespodziewanie
• c. planowanie pracy

Warto również wzmocnić koncentrację. Oto kilka prostych ćwiczeń, które mogą w tym pomóc:

- Wizualizacja – wystarczy 10 minut dziennie, by poprawić umiejętność koncentracji. Zrelaksuj się i postaraj wyobrażać sobie przez 10 minut jakiś przedmiot, skupiając się na najdrobniejszym szczególe. Na początku Twoje myśli będą „skakać tu i tam”, jednak systematyczne ćwiczenia pozwalają z czasem na długotrwałe wizualizacje w absolutnym skupieniu. Stopniowo zwiększaj trudność wizualizacji, dodając kolejne elementy.

- Synchronizuj półkule mózgowe – skutecznie poprawia skupienie i pozwoli unikać „dryfujących myśli”. Jest kilka metod synchronizujących półkule lewą i prawą: żonglowanie, słuchanie muzyki barokowej, czy gra „alfabet game”. Informacje na ten temat znaleźć można w wielu źródłach znajdujących się w Internecie.

Przy pracy zdalnej niezbędne jest także zachowanie równowagi pomiędzy pracą a wypoczynkiem. Warto pamiętać, że odpowiednia ilość snu oraz ruchu jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania.